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曲靖麒麟长兴职业技术学校会议室使用管理办法
校办公室 发布于 2018-07-13
一、制定目的
为加强学校会议室的规范化管理,确保会议室合理有效的使用,现结合学校实际情况,特制定本办法。本办法适用于学校各部门。
二、管理办法
第一条 会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由校办统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第二条 为了避免会议时间发生冲突,各部门使用会议室需提前通知校办并填写《会议室使用申请单》,以便统一安排。
第三条 填写《会议室使用申请单》时,需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人数、会议主题等,如有需要校办协办的事项需提前注明,以便校办根据情况做好相关协调安排。
第四条 正常工作日,各部门提前到校办填写申请单,备案后即可使用会议室。若是周末使用,需提前一天到校办填写《会议室使用申请单》,领用会议室钥匙备用,并于工作日及时归还。
第五条 如有外来领导或客人来学校,需提前一天通知校办,以备整理会议室等。如学校内部会议、培训等内部使用,需提前半天申请。
第六条 会议室使用需遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知校办负责人,立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。
第七条 部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由校办另作安排。
第八条 如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间使用,不许超时使用。如在紧接时间段内已安排其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开会议室,终止使用该会议室。
第九条 如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。
第十条 任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。
第十一条 会后使用部门及时整理并负责清洁会场,关闭投影仪、电脑等,椅子及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内卫生打扫干净整洁干等。如发现设备故障和公物损坏应及时告知校办,以便及时修理。
第十二条 对于不按本办法要求使用会议室的部门,校办有权提出警告,警告两次后禁止其再次使用会议室。本办法由校办负责解释,自公布之日起执行。
附表:会议室使用申请单 |
申请时间 |
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申请人 |
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部门领导 |
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使用类别 |
□内部会议 □培训学习 □外部接待 □其他 |
主持人 |
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人数 |
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会议主题 |
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使用时间 |
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备注 |
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